Aina, kun uutta teknologiaa otetaan käyttöön ja se todennäköisesti aiheuttaa rekisteröityjen kannalta korkean riskin, on toteutettava GDPR:n 35 artikla mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (DPIA).
Esimerkiksi MS 365 Copilotin ja muiden tekoälytyökalujen kohdalla kyse on yleisesti uuden teknologian innovatiivisesta käytöstä, henkilötietoja sisältävien tietokokonaisuuksien käsittelystä ja mahdollisesti niiden yhdistämisestä, henkilötietojen laajamittaisesta käsittelystä sekä mahdollisesti automaattisesta päätöksenteosta, joka tarkoittaa sitä, että tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi tulee tehdä ennen tekoälytyökalujen käyttöönottoa.
Vaikutustenarviointi on yksi osa tietosuojan kokonaisdokumentaatiota ja tärkeä osa tekoälytyökalujen käyttöön liittyvää osoitusvelvollisuutta. Vaikutustenarvioinnin toteutuksella yritys huolehtii siitä, että niiden käyttämiseen liittyvät riskit ja tietosuojalainsäädännön vaatimukset on otettu huomioon asianmukaisesti.
Easy GDPR -palvelu huomioi myös tekoälyjärjestelmät ja -työkalut
Tekoälyjärjestelmien, kuten Microsoft 365 Copilotin kohdalla tietosuojan vaikutustenarvioinnilta edellytetty järjestelmällinen kuvaus käsittelytoimista on erikoisosaamista vaativa ja työläs projekti. Onnistuminen siinä vaatii ymmärrystä mm. siitä, miten henkilötiedot liikkuvat organisaation sisällä sitä käytettäessä, millaisia riskejä käsittelyyn kohdistuu ja miten kokonaisuus on dokumentoitava.
Easy GDPR -palvelulla varmistut siitä, että kuvaatte MS 365 Copilotiin liittyvät henkilötietojen tietovirrat, henkilötietojen käyttötarkoitukset, käsittelyn oikeusperusteet, tietojen siirrot ja luovutukset, käsittelyyn osallistuvat muut osapuolet, tunnistatte sen käyttämiseen liittyvät tietosuojariskit, toteutatte tarvittavat arviointidokumentit ja huomioitte kaikki muutkin vaatimusten mukaiset toimenpiteet.
Tietovirtakuvaus auttaa ymmärtämään käsittelyprosessin ja tunnistamaan riskit
Myös tekoälyjärjestelmiin liittyvästä henkilötiedon käsittelystä tehdään ymmärrettävää kuvaamalla käsittelyyn liittyvät toiminnot organisaation (järjestelmä tai Microsoft 365 )-ympäristöissä.
Tietovirtakuvaus helpottaa kokonaisuuden hahmottamista ja mahdollistaa valvontaviranomaisen edellyttämän tarkkuustason henkilötietojen käsittelyn järjestelmällisestä kuvauksesta, tarvittavat roolitukset eri käsittelytoimien osalta sekä riskiarvioinnit käsittelyyn kohdistuvista riskeistä.
Lisäksi lopullinen raportti sisältää kuvauksen siitä, miten soveltuvia tietosuojavelvoitteita noudatetaan, millaisia riskejä rekisteröidyille käsittelystä aiheutuu, miten riskeihin aiotaan puuttua sekä erilaisia toimenpidesuosituksia tietosuojan tason parantamiseksi.
D-Fence Easy GDPR -palvelun avulla organisaatio hallitsee ja pystyy osoittamaan, että se vastaa tietosuojalain vaatimuksiin
Valmis ja hyväksi todettu avaimet käteen -palvelu tekoälytyökalujen GDPR-vaatimuksiin
Helppokäyttöinen ja kustannustehokas Easy GDPR -palvelu sisältää valmiin tietovirtakuvauksen, tasapainotestin, vaikutustenarvioinnin (DPIA) sekä tietosuojaselosteen, joita voi muokata ja monistaa ja joiden avulla organisaatio vastaa lain tuomiin tietosuojavaatimuksiin myös tekoälytyökalujen osalta. Easy GDPR-palvelu korvaa täysin työaikaa vieviä työpajoja, joilla vaatimuksiin vastaaminen on perinteisesti toteutettu. Et tarvitse erityisosaamista, koska käytössänne on asiantuntijatuki aina kun sellaista tarvitsette.
Lopputuloksena saatte kokonaisvaltaisen tietotilinpäätöksen, joka kuvaa sen, miten tietosuojavelvoitteita organisaatiossanne toteutetaan ja noudatetaan, millaisia riskejä käsittely sisältää, miten riskit on minimoitu sekä suosituksia tietosuojan- ja turvan parantamiseksi.
Easy GDPR -palvelun tekoälyosio sisältää mm:
- Tietovirtakuvauksen valmiilla mallisisällöllä
- Järjestelmällinen kuvaus siitä, miten henkilötietoja tekoälyjärjestelmissä käsitellään
- Tietojärjestelmät, joissa henkilötiedot liikkuvat
- Palveluntarjoajat, jotka osallistuvat käsittelyyn
- Ulkoistuksiin liittyvien DPA-sopimusten ja -ohjeistusten tilannekuvat
- Käsittelyn oikeusperusteet
- Käsittelyn tarkoitukset
- Tunnistetut riskit sekä ohjeet niiden vähentämiseen
- Helposti muokattavissa olevat mallisisällöt
- Tasapainotestin
- Vaikutustenarvioinnin (DPIA)
- Tietosuojaselosteen
- Palvelu on saatavissa suomeksi ja englanniksi
Easy GDPR -palvelun DPIA-osion hyödyt
