EU Tietosuoja-asetus

EU:n tietosuoja-asetuksessa (GDPR) säädetään henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Asetus astui voimaan siirtymäajan loputtua 25.5.2018. Kansallinen lainsäädäntö valmistui marraskuussa ja tietosuojalaki astuu voimaan 01.01.2019.

Tietosuojan ja tietoturvan ero?

Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa kuluttajien luottamusta sähköisiin palveluihin ja edistää EU:n digitaalisten sisämarkkinoiden kehittämistä luomalla henkilötietoja käsitteleville organisaatioille EU:n alueella yhdenmukaiset ja kattavat tietosuojapelisäännöt.

Asetus tuo yrityksille, järjestöille ja julkisen sektorin organisaatioille useita uusia velvoitteita. Yksi keskeisimmistä kaikkia organisaatioita koskevista muutoksista on asetuksen vaatimuksenmukaisuuden osoitusvelvollisuus.

II luku artikla 5

Mitä se tarkoittaa käytännössä?

Osoitusvelvollisuus edellyttää käsittelyyn liittyvien prosessien sekä tietosuojaperiaatteiden käytännön toteuttamisen dokumentointia.

Enää ei siis riitä, että yritys noudattaa säädöksiä. Sen tulee pystyä myös todistamaan se.

Velvoitteiden rikkomisesta voi seurata suomalaisittain ankaria sakkoseuraamuksia. Toisaalta asetus tuo EU-kansalaisille lisää turvaa. GDPR on tuonut mukanaan myös tukun virhetulkintoja ja suoranaisia harhoja.

Sakko

Mikäli todetaan, että organisaatio on laiminlyönyt vaatimuksia voidaan se tuomita sakkoon, jonka suuruus voi olla jopa neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta vuotuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa  - riippuen siitä kumpi on suurempi summa. VIII luku, artikla 83

"Mutta me emme käsittele henkilötunnuksia ja olemme muutenkin pieni firma...".

- Asetus ei määrittele koskevuusperiaatetta yrityksen koon perusteella. Jos käsittelette henkilötietoja (määritelmä alla), niin asetus ja sen vaatimukset koskettavat yritystänne.

Henkilötiedon määritelmä

Asetuksessa henkilötiedon käsite ymmärretään laajasti. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa luonnollisen henkilön.

Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi;

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• valokuva
• auton rekisterinumero
• paikkatieto tai
• IP-osoite.
  
  Henkilötiedon käsittely voi olla mitä vain tietojen keräämisestä, tallettamisesta, järjestämisestä, käyttämisestä, siirtämisestä, luovuttamisesta, säilyttämisestä ja muuttamisesta aina poistamiseen ja tuhoamiseen saakka. Yleisimpiä yrityksissä käytettäviä rekistereitä.

Mikäli yritys käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä, on sillä vielä erillisvelvoitteita niiden käsittelyn suhteen.

Verkosta löytyy asiasta laajamittaiset ja kattavat tiedot, itse asetus löytyy täältä:

https://www.privacy-regulation.eu/fi/r84.htm

Miten tietosuoja koskettaa yritystäni ja miksi minun pitäisi tehdä asialle jotain juuri nyt?

Jotta sinulta voi ostaa. Asetuksen mukaan tilaaja saa käyttää ainoastaan sellaisia toimittajia, jotka ovat GDPR kelpoisia.  Eli GDPR asetus liittyy suoraan joka ikisen yrityksen liiketoimintaan. 

Miksi se sitten on minun eli tilaajan vinkkelistä tärkeää?

Tilanne on usein se, että rekisterin pitäjä on usein tilaaja. GDPR asetuksen mukaan rekisterin pitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä. Eli jos sinä vastaat jonkun toisen tekemisistä, eikö olekin itsestään selvyys, että haluat varmistua, että toinen suoriutuu GDPR-vaatimuksista?

Mitä voi seurata jos tietosuoja ei ole kunnossa?

Voit menettää asiakkaita ja kauppaa. Tietosuojan tason puute on usein kaupan syntymisen esteenä. Tietosuoijan hoitamatta jättäminen voi myös johtaa sakkorangaistuksiin puhumattakaan mainehaitasta, joka seuraa tietosuojarikkeistä.

Taustaselvitys ei ole uusi asia!

Jo vuosikausien ajan yritykset ovat tehneet taustaselvityksiä esim. luottotiedoista, ennakkoperintärekistereistä ym. Tietosuoja on yksi taustaselvityksen aihe, joka jokaisen yrityksen tulisi sidosryhmiltään tarkastaa.

D-Fence Easy GDPR -palvelu:

• Valmiiksi auki kirjoitettu dokumentaatio
• Kattava tietopankki
• Rajaton asiantuntijatuki
• Oma "GDPR -lakimies"

Miten tietosuojavaatimukset käännetään kilpailueduksi?

Easy GDPR –palvelun avulla tuotettua tietosuojatietoa on helppo hyödyntää, ei pelkästään osoitusvelvollisuuden todentamisessa vaan myös kilpailutekijänä.

1. Henkilötietorekisterit

Asetus vaatii, että organisaatio kartoittaa ja määrittelee omat käytössään olevat henkilörekisterit ja henkilötietojen käsittelyperusteet.

Easy GDPR –palvelussa on jo valmiiksi kartoitettuna 14 eri henkilörekisteriä. Luo lisää tai monista olemassaolevista omien tarpeidesi mukaan ja täytät näin vaatimuksen. Yleisimmät yrityksistä löytyvät rekisterit.

2. Tietovirtakuvaukset

Jokaisesta henkilörekisteristä tehtävällä tietovirtakuvauksella vastataan asetuksen osoitusvelvollisuusvaatimukseen. Easy GDPR –palvelussa ne on valmiiksi jo tehty: avaat vain nimetyn henkilörekisterin, kävelet tietovirtakuvauksen läpi ja muokkaat oman yrityksesi toimintatavat.

Voit ladata ja tallentaa jokaisen tietovirtakuvauksen erikseen, esimerkiksi toimitettavaksi asiakkaalle/päämiehelle/viranomaiselle/tms. joka sitä kysyy.

3. Tietosuojaselosteet

Easy GDPR –palvelussa on valmiit selosteet oletushenkilörekistereihin valmiiksi tuotettuna. Kävelet läpi, muokkaat oman organisaatiosi kohdalta toimintatapanne ja tallennatte selosteen.

Tietosuojaselosteet on soveltuvin osin vietävä rekisteröityjen saataville, esimerkiksi yrityksenne verkkosivulle. Katso mallia https://d-fence.fi/tietosuojaselosteet

4. Vuosikello

Asetus vaatii, että tietosuoja-asioita ja osaamista on jatkuvasti ylläpidettävä, siinä on oltava huolellinen ja että yrityksen täytyy pystyä se myös toteennäyttämään tarvittaessa.

Easy GDPR -palvelun vuosikellotyökaluun on valmiiksi kirjattu yksi tehtävä/ kvartaali. Hyödynnä valmistaa suunnitelmaa tai luo itse lisää tehtäviä, joiden avulla tämäkin velvoite tulee hoidettua kuntoon.

5. Vaikutusten arviointi

Jos suunnitteilla oleva tietojen käsittely aiheuttaa luonnollisen henkilön oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin, rekisterinpitäjän on ennen käsittelyä toteutettava arviointi suunniteltujen käsittelytoimien vaikutuksista henkilötietojen suojalle, sanoo asetus.

Vaikutusten arviointi- osion työkalulla on helppo toteuttaa tarvittava arviointi ja se tallentuu automaattisesti yrityksenne tietosuojakirjaan.

6. Tietotilinpäätös

Kokonaisuudesta syntyy yrityksenne Tietotilinpäätös, johon tallentuu kaikki palvelun avulla tuottamanne sisältö yhdeksi kokonaisvaltaiseksi tietopankiksi, vaikkapa auditointeja tms. varten.

7. Kaikki yhdestä pisteestä

Tämä ja paljon muuta hyödyllistä tietoa ja toimintoa on kaikki toteutettu Easy GDPR palveluun siten, että sinun aikaasi osoitusvelvollisuuden näyttämiseen ja ylläpitämiseen kuluisi mahdollisimman vähän.

8. Asiantuntija käytössäsi

Kaikissa palveluun ja tietosuoja-asetuksen käytännön tulkintoihin liittyvissä kysymyksissä voitte aina asiakkaan kääntyä asiantuntijatukemme puoleen, jos se on sisällytetty palveluun.

9. Dokumenttipankki

Asiantuntijatukeen kuuluu kattava dokumenttipankki, jossa on valmiiksi tehtyjä, muokattavia sopimuspohjia, auditointimuistioita sekä valmis, kattava tietosuojakoulutus.

Palvelukokonaisuuden hinta skaalautuu asiakasorganisaation henkilöstömäärän mukaisesti allaolevan taulukon mukaisesti.

Hinnat ovat loppuasiakashintoja ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

Laskutus on aina vuodeksi kerrallaan, käytössämme on kaksi laskutusryhmää: 15. ja 30. päivä. Palveluehdot

Laskutuksen alkamispäivä on D-Fence Oy:ltä tilattuna merkitty tilausvahvistukseen.

Palvelumaksu sisältää ylläpidon, kehityksen, tietopankin vapaan käytön sekä Pro -versiossa asiantuntijatuen.