Easy GDPR tekee tietosuojan haltuun otosta helppoa

Mitä GDPR vaatii jokaiselta yritykseltä?

Jokainen yritys kokoon ja toimialaan katsomatta käsittelee liiketoiminnassaan henkilötietoja, joista usemmiten syntyy myös rekistereitä. Näitä rekistereitä ovat esimerkiksi asiakasrekisteri, henkilöstörekisteri, työvuorolistat, kameravalvonnan rekisteri ja markkinointirekisteri. Mikä tahansa tieto, josta henkilö on suoraan tai epäsuorasti tunnistettavissa, kuten henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, auton rekisteritunnus tai IP-osoite, ovat henkilötietoja.

GDPR:n, eli tietosuoja-asetuksen mukaan kaikkien yritysten on selkeästi kuvattava ja viestittävä henkilötietojen käsittelystä sidosryhmilleen. Tästä informaatiosta koostuu yrityksen tietosuojadokumentaatio, kuten tietovirtakuvaukset, selosteet käsittelytoimista, riskien arvioinnit ja tietosuojaselosteet. Kyseessä on laaja dokumentaatio, jota on tarkasteltava säännöllisesti ja päivitettävä tarvittaessa.

Kuten esimerkiksi kirjanpidon, myös tietosuojadokumentaation voi tehdä itse manuaalityönä, mutta tehokkaampaa on hyödyntää digitaalista työkalua, joka tekee käytännössä kaiken työn puolestasi. Easy GDPR on helppokäyttöinen verkkopalvelu tietosuojakäytänteiden hallintaan ja tietosuojadokumentaation toteutukseen.

Kaikki tarvittava yhdestä paikasta

Easy GDPR on kokonaisratkaisu, jonka avulla toteutat, ylläpidät ja osoitat yrityksesi tietosuojakäytänteiden toteutumisen. Valmiiksi aukikirjoitettu ja helposti muokattava dokumentaatio auttaa hahmottamaan toimenpiteiden tarkoituksen ja kääntämään vaatimukset kilpailueduksi.

Järjestelmän avulla toteutat yrityksesi koko lain vaatiman tietosuojadokumentaation (kuten esimerkiksi tietosuojakäytänteet, tasapainotestit, vaikutustenarvioinnit (DPIA) ja tietosuojaselosteet), jotka voit suoraan linkittää palvelusta yrityksesi verkkosivuille, liittää tarjouksiin, sopimuksiin ja muihin tarvittaviin materiaaleihin. Kokonaisuuden ylläpito on vaivatonta ja tehdyt muutokset päivittyvät kaikkiin linkitettyihin materiaaleihin automaattisesti.

Easy GDPR työkalu on selkokielinen ja helppo käyttää, sitä voi käyttää kuka tahansa ilman erityistä tietosuojaosaamista. Autamme ja perehdytämme sinut alkuun sekä olemme tukenasi aina, jos tarvitset tulevaisuudessa apua. Easy GDPR Pro-palvelussa yhdistyy myös rajaton tietosuojan asiantuntijatuki, josta saat apua arjen tietosuojatilanteisiin.

Meillä on netistä kopioitu tietosuojaseloste-pohja, mitä vikaa siinä on?

Jokaisella yrityksellä on omat tietosuojakäytänteet, jotka tulee pystyä selkokielisesti kuvaamaan tietovirtakuvauksiin ja tietosuojaselosteisiin. Samaan tapaan, kuin et voi kopioida toisen yrityksen kirjanpitoa tai tilinpäätöstä, ei myöskään tietosuojaselosteita voi kopioida toiselta yritykseltä. Tietosuojadokumentaatiota voi verrata yrityksesi tietosuojakäytänteiden näyteikkunaksi.

Voinko tehdä tietosuojaselosteet itse?

Kuten kaiken, myös tietosuojadokumentaation voi asian opiskelun jälkeen tehdä itse, mutta se on huomattavasti helpompaa, nopeampaa ja selkeämpää Easy GDPR -palvelun avulla. Tietosuojaselosteet toki ovat vain jäävuoren huippu kokonaisuudessa. Myös yrityksen kirjanpidon voisi hoitaa täysin manuaalisesti, mutta sähköisellä kirjanpitojärjestelmällä se käy huomattavasti helpommin, nopeammin ja selkeämmin, vai mitä?

Hmm… meille ei taida syntyä henkilötietorekistereitä.

Tämä on yksi yleisimmistä tietosuojan harhaluuloista. Emme ole vielä tähän mennessä törmänneet yritykseen, joka tekee liiketoimintaa ja ei käsittelisi henkilötietoja. Henkilötiedoiksi usein mielletään esimerkiksi yksityishenkilöiden nimi tai henkilötunnus, mutta tiesitkö, että henkilötietoja ovat myös esimerkiksi sähköpostiosoite, puhelinnumero, IP-osoite, auton rekisteritunnus, potilastiedot, henkilökortin numero ja lemmikin eläinlääkäritiedot ja niiden käsittely on GDPR:n alaista, syntyipä niistä sitten rekisteri tai ei.

Miksi GDPR:n noudattaminen on tärkeää?

Tähän on yksinkertainen syy: jotta sinulta voi ostaa. Asetuksen mukaan tilaaja saa käyttää ainoastaan sellaisia toimittajia, jotka ovat GDPR-kelpoisia.

Eli GDPR liittyy suoraan joka ikisen yrityksen liiketoimintaan. Jos tietosuojakäytänteet tai tietosuojadokumentaatio eivät ole kunnossa, voit menettää asiakkaita sen lisäksi että uusien saaminen saattaa vaikeutua.

Kuka tietosuojasta vastaa ja kenelle vastuun voi ulkoistaa?

Vaikka moni luulee, että yrityksen tietosuojaa hoitaa esimerkiksi tilitoimisto tai markkinointitoimisto, todellisuudessa näin ei ole. Vastuuta tietosuojasta ei voi ulkoistaa. Viime kädessä yrityksen vastuuhenkilö eli yrittäjä tai toimitusjohtaja vastaa tietosuojan toteutumisesta lain vaatimalla tavalla.

Mitä GDPR asetuksen noudattamatta jättämisestä voi seurata?

Jos yritys ei toimi tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voi näistä puutteista seurata viranomaisen selvityspyyntöjä tai sakkoja. Yrityksille kuitenkin vielä suurempia riskejä ovat Suomessa olleet vakavat mainehaitat, jotka pahimmissa tapauksissa ovat johtaneet tärkeiden kauppojen häviämiseen ja kokonaisten liiketoimintojen kaatumiseen, kuten esimerkiksi kävi monelle mediasta tutuksi nousseelle Psykoterapiakeskus Vastaamolle.

Kierros Easy GDPR palvelussa

Tilaa Easy GDPR verkkokaupasta

Easy GDPR avulla kaikki kerralla kuntoon!

Easy GDPR vastaa vaatimuksiin!

Easy GDPR – palvelulla yritys toteuttaa, hallinnoi ja osoittaa, että se noudattaa toiminnassaan GDPR vaatimuksia ja on tietosuojakelpoinen.

Helppo käyttää

Valmiiksi aukikirjoitettu sisältö yhdessä loogisen otsikoinnin kanssa mahdollistaa vaatimuksiin vastaamisen vaivattomasti.

Jatkuva asiantuntijatuki

Rajaton asiantuntijatuki auttaa kysymyksissä ja arjen tietosuojatilanteissa myös jatkossa. Lisämaksutta.

Tietosuojasta kilpailuetu

Tietosuojakelpoisuus on todennettavissa sekä valjastettu liiketoiminnan tueksi. Rajapinnat Suomen Asiakastiedolle ja Tietosuojavastuu -palveluun. Saat myös markkinointimateriaaleja, joiden avulla voit viestiä sidosryhmille yrityksesi tietosuojakelpoisuudesta.

Tilaa Easy GDPR verkkokaupasta

Palautteita

Mitä asiakkaat sanovat palveluistamme?

Olemme käyttäneet D-Fencen eSec Email Security -palvelua syksystä 2012 asti. Viime vuosien aikana pilvipohjaisissa ratkaisuissa on tapahtunut suuri murros. Me valitsimme Microsoft 365 ‑palvelun, koska se soveltui hyvin tarpeisiimme. Pilvipalvelut saattavat aiheuttaa yrityksille erilaisia turvallisuusriskejä yrityksen toimialasta riippuen. Halusimme välttyä mahdollisilta poikkeustilanteilta ja jatkuvasti muuttuvilta sähköpostiuhilta, ja valitsimme D-Fencen kumppaniksemme…

Jorma Salminen

Europcar on Euroopan johtava vuokra-autopalveluiden tarjoaja. Yritys palvelee niin yritys- kuin yksityisasiakkaitakin Euroopassa, Afrikassa, Lähi-idässä, Etelä-Amerikassa ja Tyynenmeren alueella. Europcar on myös yksi Suomen johtavista autonvuokrausyrityksistä. Suomessa Europcar-lisenssin haltija on Interrent Oy, joka on toiminut jo vuodesta 1967. Palvelemme asiakkaitamme yli 60 toimipaikassa, ja henkilöstöömme kuuluu 180 autonvuokrauksen asiantuntijaa. Olemme…

Timo Ojaniemi

Katetuotto Oy on perustettu vuonna 1989 ja yhtion virallinen nimi on Tili- ja markkinointitoimisto Katetuotto Oy. Henkilökuntaa meillä on 10 kpl. Yritystä johtaa yhdessä aviomiehensä Kari Liukkosen kanssa Nina Saari, jolla on 22 vuoden tilitoimistokokemus. Kari Liukkosella kokemusta on kertynyt jo 40 vuotta. Perheen tytär ja poika työskentelevät myös yhtiössä…

Nina Saari

Suomen Lakimiesliitto (ruotsiksi Finlands Juristförbund) on keskusammattijärjestö. Sen tehtävänä on edistää juristien taloudellista ja sosiaalista asemaa, kehittää jäsentensä ammattitaitoa ja ylläpitää korkeaa ammattietiikkaa. Liiton perustivat vuonna 1944 Suomen seitsemän johtavaa juristiyhdistystä, jotka halusivat luoda järjestön kaikkien juristien ammatilliseen edunvalvontaan. Lakimiesliitto valvoo jäsentensä etuja niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla. Olemme suojanneet…

Jorma Tilander

Asiakkaitamme

Vastauksia yleisimpiin kysymyksiin

EU Tietosuoja-asetus

EU:n tietosuoja-asetuksessa (GDPR) säädetään henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Asetus astui voimaan siirtymäajan loputtua 25.5.2018. Kansallinen lainsäädäntö valmistui marraskuussa ja tietosuojalaki astuu voimaan 01.01.2019.

Tietosuojan ja tietoturvan ero?

Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa kuluttajien luottamusta sähköisiin palveluihin ja edistää EU:n digitaalisten sisämarkkinoiden kehittämistä luomalla henkilötietoja käsitteleville organisaatioille EU:n alueella yhdenmukaiset ja kattavat tietosuojapelisäännöt.

Asetus tuo yrityksille, järjestöille ja julkisen sektorin organisaatioille useita uusia velvoitteita. Yksi keskeisimmistä kaikkia organisaatioita koskevista muutoksista on asetuksen vaatimuksenmukaisuuden osoitusvelvollisuus.

II luku artikla 5

Mitä se tarkoittaa käytännössä?

Osoitusvelvollisuus edellyttää käsittelyyn liittyvien prosessien sekä tietosuojaperiaatteiden käytännön toteuttamisen dokumentointia.

Enää ei siis riitä, että yritys noudattaa säädöksiä. Sen tulee pystyä myös todistamaan se.

Velvoitteiden rikkomisesta voi seurata suomalaisittain ankaria sakkoseuraamuksia. Toisaalta asetus tuo EU-kansalaisille lisää turvaa. GDPR on tuonut mukanaan myös tukun virhetulkintoja ja suoranaisia harhoja.

Sakko

Mikäli todetaan, että organisaatio on laiminlyönyt vaatimuksia voidaan se tuomita sakkoon, jonka suuruus voi olla jopa neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta vuotuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa – riippuen siitä kumpi on suurempi summa. VIII luku, artikla 83

”Mutta me emme käsittele henkilötunnuksia ja olemme muutenkin pieni firma…”.

– Asetus ei määrittele koskevuusperiaatetta yrityksen koon perusteella. Jos käsittelette henkilötietoja (määritelmä alla), niin asetus ja sen vaatimukset koskettavat yritystänne.

Henkilötiedon määritelmä

Asetuksessa henkilötiedon käsite ymmärretään laajasti. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa luonnollisen henkilön.

Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi;

nimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero
valokuva
auton rekisterinumero
paikkatieto tai
IP-osoite.Henkilötiedon käsittely voi olla mitä vain tietojen keräämisestä, tallettamisesta, järjestämisestä, käyttämisestä, siirtämisestä, luovuttamisesta, säilyttämisestä ja muuttamisesta aina poistamiseen ja tuhoamiseen saakka. Yleisimpiä yrityksissä käytettäviä rekistereitä.

Mikäli yritys käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä, on sillä vielä erillisvelvoitteita niiden käsittelyn suhteen.

Verkosta löytyy asiasta laajamittaiset ja kattavat tiedot, itse asetus löytyy täältä:

https://www.privacy-regulation.eu/fi/r84.htm

Miten tietosuoja koskettaa yritystäni ja miksi minun pitäisi tehdä asialle jotain juuri nyt?

Jotta sinulta voi ostaa. Asetuksen mukaan tilaaja saa käyttää ainoastaan sellaisia toimittajia, jotka ovat GDPR kelpoisia. Eli GDPR asetus liittyy suoraan joka ikisen yrityksen liiketoimintaan.

Miksi se sitten on minun eli tilaajan vinkkelistä tärkeää?

Tilanne on usein se, että rekisterin pitäjä on usein tilaaja. GDPR asetuksen mukaan rekisterin pitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä. Eli jos sinä vastaat jonkun toisen tekemisistä, eikö olekin itsestään selvyys, että haluat varmistua, että toinen suoriutuu GDPR-vaatimuksista?

Mitä voi seurata jos tietosuoja ei ole kunnossa?

Voit menettää asiakkaita ja kauppaa. Tietosuojan tason puute on usein kaupan syntymisen esteenä. Tietosuoijan hoitamatta jättäminen voi myös johtaa sakkorangaistuksiin puhumattakaan mainehaitasta, joka seuraa tietosuojarikkeistä.

Taustaselvitys ei ole uusi asia!

Jo vuosikausien ajan yritykset ovat tehneet taustaselvityksiä esim. luottotiedoista, ennakkoperintärekistereistä ym. Tietosuoja on yksi taustaselvityksen aihe, joka jokaisen yrityksen tulisi sidosryhmiltään tarkastaa.

D-Fence Easy GDPR -palvelu:

Valmiiksi auki kirjoitettu dokumentaatio
Kattava materiaalipankki
Rajaton asiantuntijatuki
Oma ”GDPR -lakimies”

Miten tietosuojavaatimukset käännetään kilpailueduksi?

Easy GDPR –palvelun avulla tuotettua tietosuojatietoa on helppo hyödyntää, ei pelkästään osoitusvelvollisuuden todentamisessa vaan myös kilpailutekijänä.

1. Henkilötietorekisterit

Asetus vaatii, että organisaatio kartoittaa ja määrittelee omat käytössään olevat henkilörekisterit ja henkilötietojen käsittelyperusteet.

Easy GDPR –palvelussa on jo valmiiksi kartoitettuna 14 eri henkilörekisteriä. Luo lisää tai monista olemassaolevista omien tarpeidesi mukaan ja täytät näin vaatimuksen. Yleisimmät yrityksistä löytyvät rekisterit.

2. Tietovirtakuvaukset

Jokaisesta henkilörekisteristä tehtävällä tietovirtakuvauksella vastataan asetuksen osoitusvelvollisuusvaatimukseen. Easy GDPR –palvelussa ne on valmiiksi jo tehty: avaat vain nimetyn henkilörekisterin, kävelet tietovirtakuvauksen läpi ja muokkaat oman yrityksesi toimintatavat.

Voit ladata ja tallentaa jokaisen tietovirtakuvauksen erikseen, esimerkiksi toimitettavaksi asiakkaalle/päämiehelle/viranomaiselle/tms. joka sitä kysyy.

3. Tietosuojaselosteet

Easy GDPR –palvelussa on valmiit selosteet oletushenkilörekistereihin valmiiksi tuotettuna. Kävelet läpi, muokkaat oman organisaatiosi kohdalta toimintatapanne ja tallennatte selosteen.

Tietosuojaselosteet on soveltuvin osin vietävä rekisteröityjen saataville, esimerkiksi yrityksenne verkkosivulle. Katso mallia https://d-fence.fi/tietosuojaselosteet

4. Vuosikello

Asetus vaatii, että tietosuoja-asioita ja osaamista on jatkuvasti ylläpidettävä, siinä on oltava huolellinen ja että yrityksen täytyy pystyä se myös toteennäyttämään tarvittaessa.

Easy GDPR -palvelun vuosikellotyökaluun on valmiiksi kirjattu yksi tehtävä/ kvartaali. Hyödynnä valmistaa suunnitelmaa tai luo itse lisää tehtäviä, joiden avulla tämäkin velvoite tulee hoidettua kuntoon.

5. Vaikutusten arviointi

Jos suunnitteilla oleva tietojen käsittely aiheuttaa luonnollisen henkilön oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin, rekisterinpitäjän on ennen käsittelyä toteutettava arviointi suunniteltujen käsittelytoimien vaikutuksista henkilötietojen suojalle, sanoo asetus.

Vaikutusten arviointi- osion työkalulla on helppo toteuttaa tarvittava arviointi ja se tallentuu automaattisesti yrityksenne tietosuojakirjaan.

6. Tietotilinpäätös

Kokonaisuudesta syntyy yrityksenne Tietotilinpäätös, johon tallentuu kaikki palvelun avulla tuottamanne sisältö yhdeksi kokonaisvaltaiseksi tietopankiksi, vaikkapa auditointeja tms. varten.

7. Kaikki yhdestä pisteestä

Tämä ja paljon muuta hyödyllistä tietoa ja toimintoa on kaikki toteutettu Easy GDPR palveluun siten, että sinun aikaasi osoitusvelvollisuuden näyttämiseen ja ylläpitämiseen kuluisi mahdollisimman vähän.

8. Asiantuntija käytössäsi

Kaikissa palveluun ja tietosuoja-asetuksen käytännön tulkintoihin liittyvissä kysymyksissä voitte aina asiakkaan kääntyä asiantuntijatukemme puoleen, jos se on sisällytetty palveluun.

9. Dokumenttipankki

Asiantuntijatukeen kuuluu kattava dokumenttipankki, jossa on valmiiksi tehtyjä, muokattavia sopimuspohjia, auditointimuistioita sekä valmis, kattava tietosuojakoulutus.