Olemme käyttäneet D-Fencen eSec Email Security -palvelua syksystä 2012 asti. Viime vuosien aikana pilvipohjaisissa ratkaisuissa on tapahtunut suuri murros. Me valitsimme Microsoft 365 ‑palvelun, koska se soveltui hyvin tarpeisiimme. Pilvipalvelut saattavat aiheuttaa yrityksille erilaisia turvallisuusriskejä yrityksen toimialasta riippuen. Halusimme välttyä mahdollisilta poikkeustilanteilta ja jatkuvasti muuttuvilta sähköpostiuhilta, ja valitsimme D-Fencen kumppaniksemme…
Mitä GDPR vaatii jokaiselta yritykseltä?
Jokainen yritys kokoon ja toimialaan katsomatta käsittelee liiketoiminnassaan henkilötietoja, joista usemmiten syntyy myös rekistereitä. Näitä rekistereitä ovat esimerkiksi asiakasrekisteri, henkilöstörekisteri, työvuorolistat, kameravalvonnan rekisteri ja markkinointirekisteri. Mikä tahansa tieto, josta henkilö on suoraan tai epäsuorasti tunnistettavissa, kuten henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, auton rekisteritunnus tai IP-osoite, ovat henkilötietoja.
GDPR:n, eli tietosuoja-asetuksen mukaan kaikkien yritysten on selkeästi kuvattava ja viestittävä henkilötietojen käsittelystä sidosryhmilleen. Tästä informaatiosta koostuu yrityksen tietosuojadokumentaatio, kuten tietovirtakuvaukset, selosteet käsittelytoimista, riskien arvioinnit ja tietosuojaselosteet. Kyseessä on laaja dokumentaatio, jota on tarkasteltava säännöllisesti ja päivitettävä tarvittaessa.
Tietosuojadokumentaation tekeminen itse jatkuvasti uutta opetellen on yritykselle käytännössä ylivoimaista, tehokkaampaa on hyödyntää digitaalista työkalua, joka tekee käytännössä kaiken työn puolestasi.
Easy GDPR on helppokäyttöinen verkkopalvelu tietosuojakäytänteiden hallintaan ja tietosuojadokumentaation toteutukseen.
Lataa tästä maksuton Tietosuojasta vastaavan-opas, jonka avulla saat selkeämmän käsityksen tietosuojakäytänteistä, jotka jokaiselta yritykseltä ja yrittäjältä vaaditaan.
Jätä sähköpostiosoitteesi ja lataa opas, lähetämme sen sähköpostiisi!
Form 440750392 to be rendered here.
Kaikki tarvittava yhdestä paikasta
Easy GDPR on kokonaisratkaisu, jonka avulla toteutat, ylläpidät ja osoitat yrityksesi tietosuojakäytänteiden toteutumisen. Valmiiksi aukikirjoitettu ja helposti muokattava dokumentaatio auttaa hahmottamaan toimenpiteiden tarkoituksen ja kääntämään vaatimukset kilpailueduksi.
Järjestelmän avulla toteutat yrityksesi koko lain vaatiman tietosuojadokumentaation (kuten esimerkiksi tietosuojakäytänteet, tasapainotestit, vaikutustenarvioinnit (DPIA) ja tietosuojaselosteet), jotka voit suoraan linkittää palvelusta yrityksesi verkkosivuille, liittää tarjouksiin, sopimuksiin ja muihin tarvittaviin materiaaleihin. Kokonaisuuden ylläpito on vaivatonta ja tehdyt muutokset päivittyvät kaikkiin linkitettyihin materiaaleihin automaattisesti.
Easy GDPR työkalu on selkokielinen ja helppo käyttää, sitä voi käyttää kuka tahansa ilman erityistä tietosuojaosaamista. Autamme ja perehdytämme sinut alkuun sekä olemme tukenasi aina, jos tarvitset tulevaisuudessa apua. Easy GDPR Pro-palvelussa yhdistyy myös rajaton tietosuojan asiantuntijatuki, josta saat apua arjen tietosuojatilanteisiin.
- Helppokäyttöinen verkkopalvelu
- Laaja materiaalipankki
- Asiantuntijatuki
- Rajapinta ESG vastuullisuusraporttiin
Varaa etätapaaminen sinulle sopivaan ajankohtaan!
Kierros Easy GDPR palvelussa
Varaa etätapaaminen sinulle sopivaan ajankohtaan!
Easy GDPR avulla kaikki kerralla kuntoon!
Palautteita
Mitä asiakkaat sanovat palveluistamme?
ESOY On vuonna 1991 perustettu elektronisen suojauksen erikoisliike. Tarjoamme asiakkaillemme laaja-alaista teknistä osaamista, luotettavia järjestelmiä sekä henkilökohtaista palvelua järkevään hintaan. Olemme olleet D-Fence Oy:n asiakkaita tietoturvapalveluiden osalta vuoden 2006 lopusta alkaen. Tietosuoja-asetuksen vaatimuksenmukaisuuden osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi meille tarjottiin Easy GDPR -palvelua, jonka otimme käyttöömme maaliskuun alussa 2018. Teimme palvelun avulla vaadittavan…
Kari Ahola
Europcar on Euroopan johtava vuokra-autopalveluiden tarjoaja. Yritys palvelee niin yritys- kuin yksityisasiakkaitakin Euroopassa, Afrikassa, Lähi-idässä, Etelä-Amerikassa ja Tyynenmeren alueella. Europcar on myös yksi Suomen johtavista autonvuokrausyrityksistä. Suomessa Europcar-lisenssin haltija on Interrent Oy, joka on toiminut jo vuodesta 1967. Palvelemme asiakkaitamme yli 60 toimipaikassa, ja henkilöstöömme kuuluu 180 autonvuokrauksen asiantuntijaa. Olemme…
Timo Ojaniemi
Katetuotto Oy on perustettu vuonna 1989 ja yhtion virallinen nimi on Tili- ja markkinointitoimisto Katetuotto Oy. Henkilökuntaa meillä on 10 kpl. Yritystä johtaa yhdessä aviomiehensä Kari Liukkosen kanssa Nina Saari, jolla on 22 vuoden tilitoimistokokemus. Kari Liukkosella kokemusta on kertynyt jo 40 vuotta. Perheen tytär ja poika työskentelevät myös yhtiössä…
Nina Saari
Nummek Oy on osaava kansainvälinen konepajayritys. Automatisoitu tuotantomme on erikoistunut joustavaan piensarjavalmistukseen. Nummekilla on pitkä kokemus vaativasta tuotekehityksestä, tuotannosta ja asiakasyhteistyöstä ulkomailla ja kotimaassa. Nummekin toiminta perustuu ISO 9001 -laatujärjestelmään. Erityisiä vahvuuksiamme ovat ripeä toimintatapamme ja vankka osaamisemme koko ketjussa – tuotekehityksestä täsmällisiin toimituksiin ja asiakassuhteiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen. Uutena tuoteryhmänä…
Janne Asikainen
OurCnc Oy:n missiona on kehittää käyttäjäystävällisempi mobiilipalvelualusta globaaleille autonvuokrausalan yrityksille sekä tuottaa lisäarvoa verkostoitumalla strategisten kumppaneiden kanssa. Tietosuoja-asetuksen vaatimuksenmukaisuuden osoitusvelvollisuuden aloittaminen tuntui hankalalta ja työläältä. Tietoa asiasta oli netti väärällään, mutta sen jäsentäminen tuntui isolta haasteelta. Tutustuimme Easy GDPR -palveluun, jossa meitä erityisesti vakuutti asiantunteva tuki: vaikka kaikki dokumentit olivatkin…
Kristian Karimo
Suomen Lakimiesliitto (ruotsiksi Finlands Juristförbund) on keskusammattijärjestö. Sen tehtävänä on edistää juristien taloudellista ja sosiaalista asemaa, kehittää jäsentensä ammattitaitoa ja ylläpitää korkeaa ammattietiikkaa. Liiton perustivat vuonna 1944 Suomen seitsemän johtavaa juristiyhdistystä, jotka halusivat luoda järjestön kaikkien juristien ammatilliseen edunvalvontaan. Lakimiesliitto valvoo jäsentensä etuja niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla. Olemme suojanneet…
Jorma Tilander
Asiakkaitamme
Vastauksia yleisimpiin kysymyksiin
EU Tietosuoja-asetus
EU:n tietosuoja-asetuksessa (GDPR) säädetään henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Asetus astui voimaan siirtymäajan loputtua 25.5.2018. Kansallinen lainsäädäntö valmistui marraskuussa ja tietosuojalaki astuu voimaan 01.01.2019.
Tietosuojan ja tietoturvan ero?
Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa kuluttajien luottamusta sähköisiin palveluihin ja edistää EU:n digitaalisten sisämarkkinoiden kehittämistä luomalla henkilötietoja käsitteleville organisaatioille EU:n alueella yhdenmukaiset ja kattavat tietosuojapelisäännöt.
Asetus tuo yrityksille, järjestöille ja julkisen sektorin organisaatioille useita uusia velvoitteita. Yksi keskeisimmistä kaikkia organisaatioita koskevista muutoksista on asetuksen vaatimuksenmukaisuuden osoitusvelvollisuus.
Mitä se tarkoittaa käytännössä?
Osoitusvelvollisuus edellyttää käsittelyyn liittyvien prosessien sekä tietosuojaperiaatteiden käytännön toteuttamisen dokumentointia.
Enää ei siis riitä, että yritys noudattaa säädöksiä. Sen tulee pystyä myös todistamaan se.
Velvoitteiden rikkomisesta voi seurata suomalaisittain ankaria sakkoseuraamuksia. Toisaalta asetus tuo EU-kansalaisille lisää turvaa. GDPR on tuonut mukanaan myös tukun virhetulkintoja ja suoranaisia harhoja.
Sakko
Mikäli todetaan, että organisaatio on laiminlyönyt vaatimuksia voidaan se tuomita sakkoon, jonka suuruus voi olla jopa neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta vuotuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa – riippuen siitä kumpi on suurempi summa. VIII luku, artikla 83
”Mutta me emme käsittele henkilötunnuksia ja olemme muutenkin pieni firma…”.
– Asetus ei määrittele koskevuusperiaatetta yrityksen koon perusteella. Jos käsittelette henkilötietoja (määritelmä alla), niin asetus ja sen vaatimukset koskettavat yritystänne.
Henkilötiedon määritelmä
Asetuksessa henkilötiedon käsite ymmärretään laajasti. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa luonnollisen henkilön.
Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi;
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- valokuva
- auton rekisterinumero
- paikkatieto tai
- IP-osoite.Henkilötiedon käsittely voi olla mitä vain tietojen keräämisestä, tallettamisesta, järjestämisestä, käyttämisestä, siirtämisestä, luovuttamisesta, säilyttämisestä ja muuttamisesta aina poistamiseen ja tuhoamiseen saakka. Yleisimpiä yrityksissä käytettäviä rekistereitä.
Mikäli yritys käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä, on sillä vielä erillisvelvoitteita niiden käsittelyn suhteen.
Verkosta löytyy asiasta laajamittaiset ja kattavat tiedot, itse asetus löytyy täältä:
Miten tietosuoja koskettaa yritystäni ja miksi minun pitäisi tehdä asialle jotain juuri nyt?
Jotta sinulta voi ostaa. Asetuksen mukaan tilaaja saa käyttää ainoastaan sellaisia toimittajia, jotka ovat GDPR kelpoisia. Eli GDPR asetus liittyy suoraan joka ikisen yrityksen liiketoimintaan.
Miksi se sitten on minun eli tilaajan vinkkelistä tärkeää?
Tilanne on usein se, että rekisterin pitäjä on usein tilaaja. GDPR asetuksen mukaan rekisterin pitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä. Eli jos sinä vastaat jonkun toisen tekemisistä, eikö olekin itsestään selvyys, että haluat varmistua, että toinen suoriutuu GDPR-vaatimuksista?
Mitä voi seurata jos tietosuoja ei ole kunnossa?
Voit menettää asiakkaita ja kauppaa. Tietosuojan tason puute on usein kaupan syntymisen esteenä. Tietosuoijan hoitamatta jättäminen voi myös johtaa sakkorangaistuksiin puhumattakaan mainehaitasta, joka seuraa tietosuojarikkeistä.
Taustaselvitys ei ole uusi asia!
Jo vuosikausien ajan yritykset ovat tehneet taustaselvityksiä esim. luottotiedoista, ennakkoperintärekistereistä ym. Tietosuoja on yksi taustaselvityksen aihe, joka jokaisen yrityksen tulisi sidosryhmiltään tarkastaa.
D-Fence Easy GDPR -palvelu:
- Valmiiksi auki kirjoitettu dokumentaatio
- Kattava materiaalipankki
- Rajaton asiantuntijatuki
- Oma ”GDPR -lakimies”
Miten tietosuojavaatimukset käännetään kilpailueduksi?
Easy GDPR –palvelun avulla tuotettua tietosuojatietoa on helppo hyödyntää, ei pelkästään osoitusvelvollisuuden todentamisessa vaan myös kilpailutekijänä.
1. Henkilötietorekisterit
Asetus vaatii, että organisaatio kartoittaa ja määrittelee omat käytössään olevat henkilörekisterit ja henkilötietojen käsittelyperusteet.
Easy GDPR –palvelussa on jo valmiiksi kartoitettuna 14 eri henkilörekisteriä. Luo lisää tai monista olemassaolevista omien tarpeidesi mukaan ja täytät näin vaatimuksen. Yleisimmät yrityksistä löytyvät rekisterit.
2. Tietovirtakuvaukset
Jokaisesta henkilörekisteristä tehtävällä tietovirtakuvauksella vastataan asetuksen osoitusvelvollisuusvaatimukseen. Easy GDPR –palvelussa ne on valmiiksi jo tehty: avaat vain nimetyn henkilörekisterin, kävelet tietovirtakuvauksen läpi ja muokkaat oman yrityksesi toimintatavat.
Voit ladata ja tallentaa jokaisen tietovirtakuvauksen erikseen, esimerkiksi toimitettavaksi asiakkaalle/päämiehelle/viranomaiselle/tms. joka sitä kysyy.
3. Tietosuojaselosteet
Easy GDPR –palvelussa on valmiit selosteet oletushenkilörekistereihin valmiiksi tuotettuna. Kävelet läpi, muokkaat oman organisaatiosi kohdalta toimintatapanne ja tallennatte selosteen.
Tietosuojaselosteet on soveltuvin osin vietävä rekisteröityjen saataville, esimerkiksi yrityksenne verkkosivulle. Katso mallia https://d-fence.fi/tietosuojaselosteet
4. Vuosikello
Asetus vaatii, että tietosuoja-asioita ja osaamista on jatkuvasti ylläpidettävä, siinä on oltava huolellinen ja että yrityksen täytyy pystyä se myös toteennäyttämään tarvittaessa.
Easy GDPR -palvelun vuosikellotyökaluun on valmiiksi kirjattu yksi tehtävä/ kvartaali. Hyödynnä valmistaa suunnitelmaa tai luo itse lisää tehtäviä, joiden avulla tämäkin velvoite tulee hoidettua kuntoon.
5. Vaikutusten arviointi
Jos suunnitteilla oleva tietojen käsittely aiheuttaa luonnollisen henkilön oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin, rekisterinpitäjän on ennen käsittelyä toteutettava arviointi suunniteltujen käsittelytoimien vaikutuksista henkilötietojen suojalle, sanoo asetus.
Vaikutusten arviointi- osion työkalulla on helppo toteuttaa tarvittava arviointi ja se tallentuu automaattisesti yrityksenne tietosuojakirjaan.
6. Tietotilinpäätös
Kokonaisuudesta syntyy yrityksenne Tietotilinpäätös, johon tallentuu kaikki palvelun avulla tuottamanne sisältö yhdeksi kokonaisvaltaiseksi tietopankiksi, vaikkapa auditointeja tms. varten.
7. Kaikki yhdestä pisteestä
Tämä ja paljon muuta hyödyllistä tietoa ja toimintoa on kaikki toteutettu Easy GDPR palveluun siten, että sinun aikaasi osoitusvelvollisuuden näyttämiseen ja ylläpitämiseen kuluisi mahdollisimman vähän.
8. Asiantuntija käytössäsi
Kaikissa palveluun ja tietosuoja-asetuksen käytännön tulkintoihin liittyvissä kysymyksissä voitte aina asiakkaan kääntyä asiantuntijatukemme puoleen, jos se on sisällytetty palveluun.
9. Dokumenttipankki
Asiantuntijatukeen kuuluu kattava dokumenttipankki, jossa on valmiiksi tehtyjä, muokattavia sopimuspohjia, auditointimuistioita sekä valmis, kattava tietosuojakoulutus.